Voice Back Office
Datenschutzhinweise
Stand: 20. Juli 2026
Kurz gesagt: Wir verwenden keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Wenn Sie das Formular absenden, verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich, um Ihre Demo-Anfrage zu beantworten.
1. Verantwortlicher
Oleksandr Kolkier, handelnd unter Voice Back Office
Seeburgstr. 54
04103 Leipzig
Deutschland
E-Mail: info@voicebackoffice.com
2. Aufruf der Website
Die Website wird über GitHub Pages, einen Dienst von GitHub, Inc., gehostet. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer sowie Browser- und Geräteinformationen. GitHub gibt an, IP-Adressen von Besuchern von GitHub Pages zu Sicherheitszwecken zu protokollieren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Demo- und Kontaktformular
Wir verarbeiten Name, Telefonnummer, Unternehmenswebsite, ausgewählte Aufgaben, freiwillige Kommentare, Sprache und die aufgerufene Seitenadresse. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Kontaktaufnahme und die Vorbereitung einer Demonstration. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail widerrufen.
4. Empfänger und Übermittlung
Formulardaten werden verschlüsselt an FormSubmit übermittelt und von dort an unser Google-E-Mail-Postfach weitergeleitet. FormSubmit und Google können die Daten daher als technische Dienstleister verarbeiten. Eine Verarbeitung in den USA oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht ausgeschlossen werden. Die Anbieter informieren in ihren Hinweisen über die von ihnen eingesetzten Garantien.
4a. Sprachassistent und Telefonie
Wenn Sie ein Voice Back Office telefonisch oder über eine künftig aktivierte Browser-Sprachfunktion nutzen, können Audioinhalte, Gesprächstranskripte, Telefonnummern oder andere von Ihnen mitgeteilte Kontaktdaten, Gesprächszeitpunkt, technische Sitzungsdaten sowie Ergebnisse wie Termin- oder Leadinformationen verarbeitet werden. Zur Bereitstellung setzen wir Newo Inc., 2261 Market Street #5263, San Francisco, CA 94114, USA, als Auftragsverarbeiter ein. Newo kann weitere Unterauftragsverarbeiter insbesondere für Hosting, Telefonie, Sprach- und KI-Dienste einsetzen. Die Verarbeitung kann in den USA erfolgen; Newo beschreibt hierfür Garantien nach Art. 45 oder 46 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Gesprächen, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Ihre Einwilligung. Bitte teilen Sie über den Sprachassistenten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Zahlungsdaten oder amtlichen Identifikationsnummern mit.
4b. Sicherer Kanal für vertrauliche Angaben
Benötigt der Assistent ausnahmsweise vertrauliche Angaben (zum Beispiel Zahlungsdaten, Gesundheitsangaben, Passwörter oder amtliche Identifikationsnummern), fragt er diese nicht per Sprache oder Chat ab. Stattdessen erhalten Sie per SMS einen einmaligen, zeitlich begrenzten Link zu einer eigenen Webseite unter secure.voicebackoffice.com, die auf einem von uns betriebenen Server in Deutschland gehostet wird. Die dort eingegebenen Angaben werden verschlüsselt gespeichert; der Link verliert nach einmaliger Nutzung oder spätestens nach 24 Stunden seine Gültigkeit. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung bei Eingabe (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Datenübermittlung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
5. Speicherdauer
Wir speichern Anfragen nur so lange, wie dies zur Bearbeitung, für mögliche Anschlussfragen und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. FormSubmit gibt an, Formulareinreichungen 30 Tage zu speichern. Über den sicheren Kanal (Ziffer 4b) übermittelte Angaben löschen wir spätestens 30 Tage nach Eingang automatisiert. Bei Newo werden Daten während der Vertragslaufzeit verarbeitet; nach einer berechtigten Löschanweisung sollen personenbezogene Daten nach den Angaben im DPA innerhalb eines Monats auf Hauptsystemen und innerhalb von sechs Monaten aus Archiv- und Sicherungsdateien gelöscht oder anonymisiert werden, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
6. Spracheinstellung, Cookies und Schriften
Die gewählte Sprache wird lokal im Browser unter dem Schlüssel „ybo-language“ gespeichert. Dies ist keine Werbe- oder Analysefunktion. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Die Schrift Manrope wird direkt von unserem eigenen Webauftritt geladen; dadurch entsteht keine Verbindung zu Google Fonts.
7. Sicherheit
Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Der Zugriff auf eingehende Anfragen ist auf berechtigte Personen beschränkt. Trotz angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen kann eine Datenübertragung im Internet niemals vollständig risikofrei garantiert werden.
8. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Anfragen richten Sie an info@voicebackoffice.com.
Voice Back Office
Политика конфиденциальности
Редакция от 20 июля 2026 года
Коротко: мы не используем рекламные или аналитические cookies. Данные из формы нужны только для ответа на заявку и подготовки демонстрации.
1. Кто отвечает за данные
Oleksandr Kolkier, работающий под названием Voice Back Office
Seeburgstr. 54
04103 Leipzig
Германия
Электронная почта: info@voicebackoffice.com
2. Посещение сайта
Сайт размещён на GitHub Pages, сервисе GitHub, Inc. При открытии страницы технически обрабатываются IP-адрес, дата и время, запрошенная страница, источник перехода, данные браузера и устройства. GitHub сообщает, что IP-адреса посетителей GitHub Pages регистрируются в целях безопасности. Основание — законный интерес в безопасной и стабильной работе сайта.
3. Форма заявки
Мы получаем имя, телефон, сайт компании, выбранные задачи, добровольный комментарий, язык и адрес страницы. Данные нужны для ответа, связи с вами и подготовки демонстрации. Основанием служит ваше согласие и, когда применимо, действия до заключения договора. Согласие можно отозвать письмом на наш адрес.
4. Куда передаются данные
Форма по защищённому соединению передаётся в FormSubmit, а затем пересылается в наш почтовый ящик Google. Поэтому FormSubmit и Google могут обрабатывать данные как технические поставщики. Нельзя исключить обработку в США или других странах за пределами ЕЭЗ. Поставщики описывают применяемые гарантии в своих политиках.
4a. Голосовой помощник и телефония
При звонке в Voice Back Office или использовании будущей голосовой функции браузера могут обрабатываться аудио, расшифровка разговора, номер телефона и другие сообщённые контакты, время разговора, технические данные сессии, а также результаты — например, запись на встречу или информация о лиде. Для работы сервиса используется Newo Inc., Сан-Франциско, США, как обработчик данных. Newo привлекает субобработчиков для хостинга, телефонии, распознавания речи и ИИ; обработка может происходить в США с заявленными гарантиями по статьям 45 или 46 GDPR. Не сообщайте помощнику чувствительные данные, платёжные реквизиты и государственные идентификационные номера.
4b. Защищённый канал для конфиденциальных данных
Если ассистенту в порядке исключения нужны конфиденциальные данные (например, платёжные реквизиты, медицинские сведения, пароли или государственные идентификационные номера), он не запрашивает их голосом или в чате. Вместо этого вы получаете по SMS одноразовую, ограниченную по времени ссылку на отдельную веб-страницу secure.voicebackoffice.com, которая размещена на нашем собственном сервере в Германии. Введённые там данные хранятся в зашифрованном виде; ссылка теряет силу после однократного использования или не позднее чем через 24 часа. Основание обработки — ваше согласие при вводе данных, а также наш законный интерес в безопасной передаче данных.
5. Срок хранения
Мы храним заявки только столько, сколько нужно для ответа и выполнения требований закона. FormSubmit сообщает о хранении отправлений в течение 30 дней. Данные, переданные через защищённый канал (пункт 4b), мы автоматически удаляем не позднее чем через 30 дней после получения. По DPA Newo данные обрабатываются в течение договора, а после правомерного запроса должны удаляться или обезличиваться в течение одного месяца на основных системах и до шести месяцев в архивах и резервных копиях, если закон не требует иного.
6. Язык, cookies и шрифт
Язык сохраняется локально в браузере под ключом «ybo-language». Это не реклама и не аналитика. На сайте нет аналитических, маркетинговых или отслеживающих cookies. Шрифт Manrope хранится на самом сайте, поэтому браузер не обращается к Google Fonts.
7. Безопасность
Передача данных защищена HTTPS, а доступ к заявкам ограничен уполномоченными лицами. При этом ни один способ передачи через интернет не может быть гарантирован как абсолютно безопасный.
8. Ваши права
Вы можете запросить доступ, исправление, удаление, ограничение обработки и перенос данных, возразить против обработки или отозвать согласие. Вы вправе обратиться в надзорный орган. Запросы направляйте на info@voicebackoffice.com.
Voice Back Office
Політика конфіденційності
Редакція від 20 липня 2026 року
Коротко: ми не використовуємо рекламні чи аналітичні cookies. Дані з форми потрібні лише для відповіді на заявку та підготовки демонстрації.
1. Хто відповідає за дані
Oleksandr Kolkier, який діє під назвою Voice Back Office
Seeburgstr. 54
04103 Leipzig
Німеччина
Електронна пошта: info@voicebackoffice.com
2. Відвідування сайту
Сайт розміщено на GitHub Pages, сервісі GitHub, Inc. Під час відкриття сторінки технічно обробляються IP-адреса, дата й час, запитана сторінка, джерело переходу, дані браузера та пристрою. GitHub повідомляє, що IP-адреси відвідувачів GitHub Pages реєструються з метою безпеки. Підстава — законний інтерес у безпечній і стабільній роботі сайту.
3. Форма заявки
Ми отримуємо ім’я, телефон, сайт компанії, вибрані завдання, добровільний коментар, мову та адресу сторінки. Дані потрібні для відповіді, зв’язку з вами й підготовки демонстрації. Підставою є ваша згода та, коли це застосовно, дії до укладення договору. Згоду можна відкликати листом на нашу адресу.
4. Куди передаються дані
Форма через захищене з’єднання передається до FormSubmit, а потім пересилається до нашої поштової скриньки Google. Тому FormSubmit і Google можуть обробляти дані як технічні постачальники. Не можна виключити обробку у США чи інших країнах за межами ЄЕЗ. Постачальники описують застосовувані гарантії у власних політиках.
4a. Голосовий асистент і телефонія
Якщо ви телефонуєте голосовому асистенту або користуєтеся голосовою демонстрацією, можуть оброблятися ваш номер телефону, дата, час і тривалість дзвінка, технічні ідентифікатори, аудіо, транскрипція, зміст розмови, підсумок і дані запису. Newo, Inc. обробляє ці дані як наш процесор та може залучати субпроцесорів, зокрема постачальників хмарної інфраструктури, телефонії й моделей ШІ. За DPA Newo хмарне середовище розміщене у США; для міжнародних передавань Newo посилається на рішення про адекватність за ст. 45 GDPR або гарантії за ст. 46, включно зі стандартними договірними положеннями. Підставою обробки є виконання договору чи переддоговірні заходи, ваша згода, коли вона потрібна, та наш законний інтерес у наданні й захисті сервісу. Не повідомляйте асистенту платіжні дані, державні ідентифікатори чи інші особливо чутливі відомості.
4b. Захищений канал для конфіденційних даних
Якщо асистенту у виняткових випадках потрібні конфіденційні дані (наприклад, платіжні реквізити, медичні відомості, паролі чи державні ідентифікаційні номери), він не запитує їх голосом або в чаті. Натомість ви отримуєте через SMS одноразове, обмежене в часі посилання на окрему вебсторінку secure.voicebackoffice.com, розміщену на нашому власному сервері в Німеччині. Введені там дані зберігаються в зашифрованому вигляді; посилання втрачає чинність після одноразового використання або не пізніше ніж через 24 години. Підставою обробки є ваша згода під час введення даних, а також наш законний інтерес у безпечній передачі даних.
5. Строк зберігання
Ми зберігаємо заявки лише стільки, скільки потрібно для відповіді та виконання вимог закону. FormSubmit повідомляє про зберігання відправлень протягом 30 днів. Дані, передані через захищений канал (пункт 4b), ми автоматично видаляємо не пізніше ніж через 30 днів після отримання. За DPA Newo дані обробляються протягом строку договору, а після правомірної вимоги мають бути видалені або знеособлені протягом одного місяця в основних системах і до шести місяців в архівах та резервних копіях, якщо закон не вимагає іншого.
6. Мова, cookies і шрифт
Вибрана мова зберігається локально у браузері під ключем «ybo-language». Це не реклама й не аналітика. На сайті немає аналітичних, маркетингових або відстежувальних cookies. Шрифт Manrope зберігається на самому сайті, тому браузер не звертається до Google Fonts.
7. Безпека
Передавання даних захищене HTTPS, а доступ до заявок обмежено уповноваженими особами. Водночас жоден спосіб передавання через інтернет не може бути гарантований як абсолютно безпечний.
8. Ваші права
Ви можете запитати доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки та перенесення даних, заперечити проти обробки або відкликати згоду. Ви маєте право звернутися до компетентного органу із захисту даних. Запити надсилайте на info@voicebackoffice.com.
Voice Back Office
Privacy notice
Last updated: 20 July 2026
In short: we do not use advertising or analytics cookies. Form information is used only to answer your enquiry and prepare a demonstration.
1. Data controller
Oleksandr Kolkier, trading as Voice Back Office
Seeburgstr. 54
04103 Leipzig
Germany
Email: info@voicebackoffice.com
2. Visiting the website
This website is hosted on GitHub Pages, a service provided by GitHub, Inc. Technical connection data is processed when a page opens, including IP address, date and time, requested page, referrer, browser and device information. GitHub states that GitHub Pages visitor IP addresses are logged for security purposes. The legal basis is our legitimate interest in operating a secure and reliable website.
3. Demo and contact form
We process your name, telephone number, company website, selected tasks, optional comments, language and page URL to handle your enquiry, contact you and prepare a demonstration. The legal basis is your consent and, where applicable, steps taken at your request before entering into a contract. You may withdraw consent at any time by email.
4. Recipients and transfers
Form data is sent over an encrypted connection to FormSubmit and forwarded to our Google email account. FormSubmit and Google may process the data as technical service providers. Processing in the United States or other countries outside the EEA cannot be excluded. Their privacy notices describe the safeguards they apply.
4a. Voice assistant and telephony
If you call the voice assistant or use a voice demonstration, we may process your telephone number, call date, time and duration, technical identifiers, audio, transcript, conversation content, summaries and appointment details. Newo, Inc. processes this information on our behalf and may engage subprocessors, including cloud, telephony and AI-model providers. Newo's DPA states that its cloud environment is hosted in the United States and that international transfers rely on an Article 45 adequacy decision or Article 46 safeguards, including Standard Contractual Clauses. The legal bases are contract performance or pre-contractual steps, consent where required, and our legitimate interest in providing and securing the service. Do not disclose payment-card data, government identifiers or other especially sensitive information to the assistant.
4b. Secure channel for confidential information
If the assistant exceptionally needs confidential information (for example payment details, health information, passwords or government identification numbers), it does not ask for this by voice or chat. Instead you receive a one-time, time-limited link by SMS to a separate web page at secure.voicebackoffice.com, hosted on a server we operate in Germany. Information entered there is stored encrypted; the link becomes invalid after a single use or at the latest after 24 hours. The legal basis is your consent when entering the data and our legitimate interest in secure data transmission.
5. Retention
We keep enquiries only for as long as necessary to respond and comply with legal duties. FormSubmit states that submissions are retained for 30 days. Information submitted through the secure channel (item 4b) is automatically deleted no later than 30 days after receipt. Under Newo's DPA, data is processed for the contract term and, following a valid deletion instruction, should be deleted or anonymised within one month on primary systems and within six months from archives and backups, unless law requires otherwise.
6. Language preference, cookies and fonts
Your language preference is stored locally under “ybo-language”. This is not advertising or analytics. We do not use analytics, tracking or marketing cookies. Manrope is served directly from our website, so loading a page does not connect to Google Fonts.
7. Security
Data is transmitted over HTTPS and access to enquiries is restricted to authorised persons. No internet transmission can be guaranteed to be completely risk-free.
8. Your rights
Subject to applicable law, you may request access, correction, deletion, restriction, portability or object to processing. You may withdraw consent and lodge a complaint with a competent authority. Send requests to info@voicebackoffice.com.